CM Free Članek #4

Zakaj plačilo ne sme odločati o zasedenosti

Na prvi pogled se zdi logično: če rezervacija še ni plačana, potem morda še ni zares potrjena.

V praksi pri nastanitvah to ni vedno tako preprosto.

Gost lahko potrdi rezervacijo in izbere plačilo po predračunu oziroma SEPA nakazilu. Plačilo še ni vidno takoj. Lahko pride naslednji dan, lahko po vikendu, lahko šele po ročnem preverjanju. Termin pa mora biti v tem času vseeno blokiran.

Če bi sistem rekel: “dokler ni plačano, termin ni zaseden”, bi s tem odprl vrata overbookingu.

Zato je ena pomembnih lekcij pri razvoju sistema ta:

Plačilni status ne sme sam odločati o zasedenosti.

Rezervacija je lahko zasedenostno potrjena, čeprav je finančno še v stanju čakanja na plačilo.

To pomeni, da morata obstajati dve ločeni vprašanji:

1. Ali je termin rezerviran in ga ne smemo prodati drugemu gostu? 2. Ali je rezervacija že plačana?

Če ti dve vprašanji zmešaš, dobiš težave. Pri SEPA plačilih je to še posebej pomembno. Sistem mora znati reči:

• rezervacija je potrjena,

• termin je blokiran,

• plačilo še čakamo,

• bonus za zgodnje plačilo še velja ali je potekel,

• plačilni rok se približuje ali je potekel.

To je drugačna logika kot pri enostavnem koledarju.

V moj sistem zato vstopajo tudi časovni roki. Eden je rok za prevzem rezervacije. Drugi je rok za bonus. Tretji je zadnji rok plačila. Vsak od teh rokov pomeni nekaj drugega.

Če gost ne prevzame ponudbe pravočasno, začasni zadržek poteče.

Če gost potrdi rezervacijo, a ne plača dovolj hitro za bonus, bonus poteče, rezervacija pa ostane.

Če gost tudi do zadnjega plačilnega roka ne plača, lahko sistem rezervacijo odpove po pravilih.

To ni narejeno zato, da bi bil sistem zapleten. Narejeno je zato, da je pošten in varen.

Gost mora vedeti, kaj ima potrjeno. Lastnik mora vedeti, kaj je plačano. Sistem pa mora znati preprečiti, da se isti termin proda dvakrat.

Zato plačilo in zasedenost nista isto. Zasedenost varuje termin. Plačilni status varuje poslovni tok.

Več o javni različici projekta: CM Free – self-hosted Channel Manager for small apartment hosts